选对字体和字号，阅读更轻松
很多人写文档时随手选个宋体12号就开写，结果自己回头读都费劲。其实固定使用一种清晰易读的字体，比如微软雅黑或苹方，字号控制在10.5到12之间，能让整篇文档看起来更舒服。特别是多人协作时，统一格式能减少来回沟通的成本。
善用标题层级，结构一目了然
一个没有分级的文档就像一堆堆在一起的行李箱，谁都不想打开。用好标题样式（比如正文用“标题1”“标题2”），不仅能自动生成目录，还能让读者快速定位。比如写项目汇报时，一级标题放模块名称，二级标题列具体事项，逻辑立马清楚。
设置自动编号，省时又规范
遇到要列步骤、条款或者问题清单时，手动打数字很容易出错。Word里有个“多级列表”功能，配合标题样式，可以实现自动编号。改顺序也不用手动调，删掉一条后面的自动往上补。
<ol>
<li>准备材料</li>
<li>整理数据</li>
<li>撰写初稿</li>
</ol>留白不是浪费，而是呼吸空间
有些人觉得文档空行太多显得内容少，于是把行距压得紧紧的。其实适当的段前段后间距（比如6磅）、1.5倍行距，能让眼睛有地方歇一歇。你自己回头看的时候，也能更快找到重点在哪。
模板才是效率加速器
如果你每周都要写周报，每次从头开始就是浪费时间。把常用的文档做成模板，保存好字体、页眉页脚、标题样式甚至固定段落。下次新建直接套用，五分钟搞定排版，专心写内容就行。
公司开会前临时改PPT最后一页备注？提前存个标准格式的文档模板，复制粘贴就能用。这些小习惯积累下来，一个月能省出几个小时。