用样式模板代替重复操作
每次写报告都要重新设置标题字体、段落间距？不如花十分钟做个模板。在Word或WPS里保存一个常用文档样式，标题1用什么字号、正文是否首行缩进，全都预设好。下次打开直接套用，省下大把调整时间。
比如你常写项目汇报，就建个“汇报模板.docx”，标题加粗居左，正文宋体小四，1.5倍行距。以后新建文档直接基于这个模板，格式一步到位。
善用快捷键，手指少跑路
Ctrl + B 加粗，Ctrl + I 斜体，这些基础操作用快捷键比点鼠标快得多。更实用的是 Ctrl + Shift + C/V，能复制粘贴格式。看到一段标题样式不错，选中它按 Ctrl + Shift + C，再选中其他标题按 Ctrl + Shift + V，格式秒同步。
还有 Ctrl + L 左对齐、Ctrl + E 居中、Ctrl + R 右对齐，在整理表格说明时特别顺手。练熟这几个，排版节奏立马不一样。
分节符让页面布局更自由
想在一个文档里实现不同页眉页脚？比如封面无页码，目录用罗马数字，正文改阿拉伯数字。这时候别删分页硬调，用“分节符”。
在需要换页的位置插入“下一页分节符”，之后双击页眉区域，取消“链接到前一节”，就能独立设置新一节的页眉页脚。这样整份文档结构清晰，修改也不会串乱。
<!-- Word中插入分节符的操作路径 -->
布局 → 分隔符 → 下一页批量替换搞定格式统一
从网页复制内容进文档，经常带一堆乱七八糟的格式。全选清除又怕出错？用“查找和替换”批量处理。比如所有多余的空行，可以用 ^p^p 替换成 ^p，快速压缩段落间距。
再比如要把全文“项目经理”统一改成“项目负责人”，按 Ctrl + H，输入原词和新词，一键全部替换。比手动翻页找省心多了。
图片排版用“嵌入型”最稳
插图老是跑位置？默认的“浮动型”容易错乱。建议先统一设为“嵌入型”，图片就像文字一样占一行，不会乱跳。等整体排完，再个别调整重要图片的环绕方式。
还可以全选图片，右键设置自动统一大小，比如宽度都设为15厘米，整齐划一，打印出来也清爽。