每次赶在下班前打印完一摞文件，顺手就点了关机，结果第二天发现昨天修改的扫描件没保存？这种情况不少见。尤其是处理文档、扫描合同或整理资料时，一个不留神，辛辛苦苦的操作可能全打水漂。
正在编辑的文档必须手动保存
很多人习惯让Word、WPS或者PDF阅读器自动保存，但关机瞬间程序可能来不及响应。特别是你刚对一份扫描后的PDF做了标注，或是合并了几页文件，一定要按Ctrl + S确认保存。别依赖“自动保存”，它不是万能保险。
扫描过程中的临时文件容易丢失
用扫描仪把纸质合同转成电子版时，如果扫描到一半就关机，不仅进度清零，有些软件生成的临时文件也不会保留。比如你用的是厂商配套的扫描工具，界面上没有“保存”按钮，扫完一页就直接预览，这时候更得留意——必须点击“导出”或“另存为”，把文件真正落到硬盘里。
多页扫描合并前记得存档
有时候需要把好几份文件扫成一个PDF，一边扫一边添加页面。这类操作通常在软件内部缓存中进行，关机即清空。哪怕你觉得“反正还没发出去”，也得先存个草稿。可以命名为“合同扫描_草稿_0421”，避免和其他版本混淆。
打印队列里的任务也得留意
点了打印后去泡杯咖啡，回来发现电脑关了，打印机啥也没吐出来。Windows在关机时会提示“有正在运行的程序”，但有时打印任务看起来像已完成，其实还在后台排队。尤其是网络打印机，延迟更高。如果打印的是重要材料，最好等看到“文档已打印”状态再动关机键。
云端同步别想当然
有些人觉得“我存到了网盘，断电也不怕”。可实际情况是，文件虽然拖进了同步文件夹，但右下角的同步图标还在转圈。这时候关机，等于中断上传。务必确认云同步完成，图标显示“已同步”再关电源。
快捷键救场小技巧
手快的人可以直接用组合键提速。比如扫描完立刻按 Ctrl + S 保存，再按 Alt + F4 关闭窗口，最后 Win + X 然后按 U 再按 U 快速关机。一套动作下来不到十秒，但能省去后续补救的麻烦。
办公室里总有人喊“哎我昨天做的扫描怎么没了”，其实问题多半出在关机那一分钟。花三十秒检查一遍当前任务，比第二天重新跑扫描仪强得多。